Revue de direction (Fichier libre et gratuit à télécharger)

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Elle permet de faire le point sur le système qualité en place. A l’aide de différents indicateurs, elle a pour objectif de s’assurer que ce système est pertinent, adéquat et efficace.

 

Revue de direction

Elle permet de faire le point sur le système qualité en place. A l’aide de différents indicateurs, elle a pour objectif de s’assurer que ce système est pertinent, adéquat et efficace.

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Type d’outil : Fichier libre et gratuit à télécharger

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Utilité : Aide à la démarche de mise en place d’une revue de direction.

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Outils à télécharger : Préparation de la revue de direction – Support de la revue de direction – Rapport de la revue de direction

 

1 Objet et domaine d’application

Ce document a pour but de définir et d’expliquer le cadre de réalisation d’une revue de direction, avec les exigences que cela impose, ainsi que les avantages que l’on peut tirer d’une telle réunion.

2 Définition

Amélioration continue : Méthode qui vise à faire progresser un système de manière régulière et continue à l’aide d’un cycle en 4 phases : Planifier, réaliser, contrôler, agir ou réagir.

Indicateur : Outil adapté permettant de mesurer l’évolution d’une situation dans le but de le comparer à une valeur cible attendue = objectif

Management de la Qualité : « Activités coordonnées permettant d’orienter et de contrôler un organisme en matière de qualité » (Source Norme ISO 9001)

Non-conformité : non satisfaction d’une exigence

Objectif : But à atteindre, mesurable à l’aide d’un indicateur

Procédure : Manière de réaliser une tâche. Doit être formalisée et validée.

Processus : Activité (ou ensemble d’activités) contrôlable transformant un flux en un autre en lui apportant une valeur ajoutée

Qualité : « Aptitude d’un ensemble (système) à satisfaire des exigences » (Source : Norme ISO 9000)

Revue : « Examen entrepris pour déterminer la pertinence, l’adéquation et l’efficacité de ce qui est examiné à atteindre des objectifs définis » (Source : Norme ISO 9000)

Revue de direction : « revoir le système de management de la qualité de l’organisme pour assurer qu’il demeure pertinent, adéquat et efficace. Cette revue doit comprendre l’évaluation des opportunités d’amélioration et du besoin de modifier le système de management de la qualité, y compris la politique qualité et les objectifs qualités. » (Source : Norme ISO 9000)

Satisfaction client : « Perception du client sur le niveau de satisfaction de ses exigences » (Source : Norme ISO 9000)

Système de management de la qualité : « Système de management permettant d’orienter et de contrôler un organisme en matière de qualité » (Source : Norme ISO 9000)

3 Introduction

Ce document a pour but de définir le cadre des revues de direction qui ne sont en aucun cas des réunions comme les autres. Tout d’abord, comme son nom l’indique, elle ne concerne que la direction. Ensuite, elle constitue une exigence de la norme ISO 9001. Enfin, c’est un élément fondamental dans une démarche d’amélioration continue d’un système de management de la qualité, pour plusieurs raisons.

Tout d’abord elle permet de faire le point sur le système qualité en place. A l’aide de différents indicateurs,  elle a pour objectif de s’assurer que ce système est pertinent, adéquat et efficace.

Ensuite elle permet de faire le point sur les différentes actions engagées dans le but d’améliorer ce système.

Pour finir, cet outil permet de définir des objectifs clairs d’amélioration pour la période suivante, avec les responsabilités qui s’y rattachent.

L’intérêt porte sur le faite que tout le corps dirigeant soit présent à cette réunion, et que les décisions qui y sont prisent, soient comprises et validées par tous. Car elle définit tous les axes du système qualité pour toute une période, et engage les personnes présentes. De plus,  l’analyse de différents indicateurs va permettre de suivre l’évolution de la capacité de l’outil de production à réaliser des produits conformes aux exigences des clients, et ainsi toujours assurer leur satisfaction.

4 Personnes présentes et fréquence

Comme dit précédemment, cette réunion ne concerne que la direction, ce qui signifie les différents responsables d’usine et des services qui les composent, soit :

–      Président Directeur Général

–      Directeur Général

–      Directeur d’usine

–      Responsable administrative et financière

–      Responsable de production

–      Responsable QSE

–      Responsable commercial

Ensuite, l’intervalle entre deux revues ne doit être ni trop court, ni trop long. Pas trop court pour permettre aux actions qui ont été décidées de véritablement se mettre en place, de façon à pouvoir vérifier, à l’aide des indicateurs de suivi, si elles sont adaptées ou non. Ni trop longue pour ne pas trop dériver si ces mêmes actions se révèlent non efficaces.

C’est pourquoi un délai de 1 an entre deux revues sera appliqué pour un système déjà en place (Certifié ISO 9001 par exemple), alors que pour les systèmes en cours de création un intervalle de 6 mois paraît plus adapté.

 Dans un premier temps et en l’absence d’un système de management de la qualité efficace (certifié ISO 9000), il est toléré de réaliser une revue de direction par secteur (produit important, juste un aspect de la production comme le contrôle). Une fois qu’un système assez complet sera en place, il sera bon de ne prévoir qu’une seule et même revue pour tous les produits (production) et même tous les secteurs d’activité de l’entreprise (production, sécurité, environnement, recherche et développement,  administration, commercial…).

Tout d’abord pour un gain de temps, ensuite car une revue est un outil d’amélioration continue, et non une « réunion produit » qui ne traite, elle, que des problèmes quotidiens d’un produit en particulier. Elle doit s’attachée à « revoir le système de management de la qualité de l’organisme pour assurer qu’il demeure pertinent, adéquat et efficace. Cette revue doit comprendre l’évaluation des opportunités d’amélioration et du besoin de modifier le système de management de la qualité, y compris la politique qualité et les objectifs qualités. » ( Extrait du § 5.6 de la norme ISO 9001).

5 Contenu

Tout d’abord, une revue de direction pourrait se schématiser comme suit :

Préparation

Données d’entrée     ==>        Revue de direction       ==>        Données de sortie

Une revue de direction est en effet un processus à elle seule qui va transformer des données d’entrées en données de sortie utiles, tout ceci à l’aide d’une bonne préparation. Elle se décompose donc en trois phases distincts mais d’égale importance : la préparation, la revue en elle-même et le rapport.

    5.1 Préparation

Il est indispensable de bien préparer une RdD. Sans cela elle risque d’être stérile de tout résultat. En effet beaucoup d’éléments sont à traiter et si il n’y a pas de cadre prédéfini, le temps sera plus partagé entre « pourquoi on est là ? » et « on en est où ? » qu’entre des analyses utiles du système. Le but est de déterminer si le système est efficace au point d’augmenter la satisfaction client. Pour cela plusieurs sujets sont à aborder.

Afin de réaliser cette préparation, le Responsable Qualité devra rédiger une synthèse résumant les éléments suivants (données d’entrées), qu’il fera parvenir en amont de la revue à l’ensemble des personnes qui y seront présentent :

–   le suivi des actions engagées durant la précédente revue (améliorations, préventives             ou curatives)

–   le suivi des indicateurs mis en place avec un pré-bilan sur les objectifs précédents

–   le résumé des réclamations clients de la période qui se termine ainsi que des Non conformités

–   Résumé des audits (internes et externes)

–   L’analyse de la satisfaction client

–   Toutes les informations utiles à l’évaluation du fonctionnement et de l’efficacité du système qualité (Besoins en formations, remontée d’expérience…)

Pour finir, il est bon d’y intégrer un planning de revue avec pour chaque sujet, une durée approximative à respecter durant la réunion. Cela permet de limiter certaines discussions, car il ne faut pas oublier que ce n’est pas le détail qui est intéressant. Ce planning peut aussi permettre aux participants de savoir où en est la revue.

Le travail préparatoire est certes un peu long mais il est indispensable. Les responsabilités de certaines parties ou sujet peuvent aussi être réparties entre plusieurs participants. L’animation peut elle être faite par le PDG ou un de ces représentants, dans tous les cas, il doit être défini et nommé dans la fiche de préparation.

    5.2 La Revue de Direction

        5.2.1 Analyse de chaque thème à aborder

Il faut bien garder à l’esprit que le but est de vérifier la pertinence du système qualité mis en place.

Et pour cela il est important que tout le monde soit au courant de l’état d’avancement de chaque thème (d’où la fiche de préparation), mais aussi, durant la réunion de l’état d’avancement de cette revue. C’est pourquoi il est bon de commencer par une relecture du planning de la réunion, ainsi que des rôles de chacun (pilote, responsable des différentes parties, rapporteur…).

Ensuite avant d’aborder chaque thème, il est préférable de rappeler ce qu’il s’y est passé durant la période écoulée. Ceci par un bref retour sur l’évolution des indicateurs et le résultat par rapport aux objectifs souhaités.

Cette partie ne doit être faite que par une seule personne (généralement le pilote) de façon à ne pas créer de confusion. Une fois cette courte analyse et / ou bilan effectué, une discussion doit avoir lieu avec l’ensemble des personnes présentent de manière à définir plusieurs choses.

Tout d’abord si l’objectif précédent a été atteint. Si tel est le cas, il convient ensuite de définir d’autres objectifs plus sévères ou plus ambitieux dans ce domaine. L’important est toujours de rechercher une amélioration du système (amélioration continue) que l’on peut mesurer (à l’aide d’indicateurs). Si en revanche l’objectif n’est pas atteint, il faut en rechercher les causes de manière à trouver une solution qui permettra d’y arriver l’année suivante. Si l’objectif semble irréalisable, ne pas hésiter changer de politique dans ce domaine. Dans tous les cas, d’autres objectifs doivent être définis avec les indicateurs qui s’y rattachent.

Il est important que chaque décision soit validée par l’ensemble de la direction, mais aussi que pour chaque objectif, des responsabilités soient engagées.

        5.2.2 Plan d’action

Une fois l’ensemble des thèmes abordés, il convient de la part de la direction de donner une appréciation globale du système en place. Ceci va permettre de savoir si la politique qualité est maintenue ou s’il est préférable d’en changer.

Ensuite, il faut déterminer quelles améliorations sont à prévoir pour la période suivante et donc engager des actions d’améliorations. Tout ceci doit être résumé dans un plan d’action qui constitue le cahier des charges de la période à venir. Il doit contenir l’ensemble des actions à engagées qui ont été validé afin d’améliorer le système, avec les objectifs à atteindre, leurs indicateurs de suivi ainsi que les personnes responsables de leur bonne réalisation.

Dans ces actions, certaines seront plus importantes que d’autres, c’est pourquoi il convient de les hiérarchiser. Ceci permet de se concentrer sur les primordiales, ensuite les importantes…

Enfin, certaines devrons être réalisées avant d’autres, c’est pourquoi tout ceci doit être supporté par un planning prévisionnel. Prévisionnel car tout ne se passe pas toujours comme prévue. L’important est de bien faire les choses, pas d’en faire le plus possible.

    5.3 Rapport

Cette revue a donc pour but de faire un bilan sur le système actuel de manière à l’améliorer à l’aide de différentes actions. De façon à ne rien oublier au cours de la période à venir, tout doit être consigné dans un rapport.

Il doit obligatoirement contenir :

– L’appréciation de la direction du système actuel

– S’il y en a une nouvelle, la nouvelle politique qualité

– Le bilan de chaque thème inscrit sur la fiche de préparation

– Les nouvelles actions d’amélioration engagées avec leurs objectifs, leurs indicateurs ainsi que leurs responsables

– La hiérarchisation de ces actions

– Le plan d’action, supporté par un planning prévisionnel

Pour finir, ce rapport ne sera considéré comme validé qu’une fois que l’ensemble des personnes présentes à la revue l’auront validé et signé.

6 Processus de la revue de direction

Préparation de la revue de direction

Support de la revue de direction

Rapport de la revue de direction

Rédacteur

Vincent Maire,

Responsable Qualité

Selon les internautes, à quoi peut servir une revue de direction ? Voir les réponses sur la page « Les internautes ont la parole ».

 

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Aurélien Ferry