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Gestion des priorités (Fichier libre et gratuit à télécharger)

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Pour optimiser notre performance et réaliser nos tâches avec moins d’effort, nous devons avoir le souci du classement, préparer au mieux les dossiers, organiser nos moyens et optimiser notre environnement.

La gestion du temps est souvent liée à un problème d’organisation des tâches multiples et variées, des informations à traiter et de l’espace dans lequel l’on travaille.
Pour optimiser notre performance et réaliser nos tâches avec moins d’effort, nous devons avoir le souci du classement, préparer au mieux les dossiers, organiser nos moyens et optimiser notre environnement.
La gestion au quotidien d’un projet, quel qu’il soit, peut rapidement tourner au sentiment d’être dépassé par le volume et le nombre de tâches à devoir assurer ;
Quelques consignes concrètes pour réaliser les tâches avec plus d’efficacité et d’organisation.
 
1 – Il faut savoir qu’il y a des lois psychologiques qui régissent notre temps :
 
La loi de Laborit
Toute personne a une inclinaison naturelle à faire en premier les choses les plus agréables.
Consigne : commencer par les travaux qui semblent les plus pénibles.
 
La loi de Fraysse
Plus l’intérêt porté à une activité est grand, plus le temps passe vite.
Consigne : se débarrasser rapidement des activités déplaisantes.
 
La loi de Parkinson
Plus on a du temps pour réaliser quelque chose, plus on en prend, sans que le résultat soit forcément meilleur.
Consigne : pour éviter cette dérive, il est important de mettre des bornes dans le temps.
 
La loi d’Illich
Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité personnelle décroît, voire devient négative.
Consigne : savoir se ménager des moments de repos.
 
La loi de Taylor
L’ordre dans lequel est réalisé une série de tâches impacte directement sur le temps qu’elles nous prennent.
Consigne : il est important de trouver le bon déroulement des tâches, en fonction de son propre rythme.
 
2 – Le respect de certains principes, pleins de bon sens
  • Ne faire qu’une seule chose à la fois.
  • Ranger son espace de travail pour changer de tâches, ou terminer la journée.
  • Préparer le bureau en arrivant, pour réaliser la première action de la journée .
  • Prendre toujours 10 minutes pour faire le point avant un entretien, une réunion, un travail, …vérifier si toute l’information utile est maîtrisée
3 – la prise en main des tâches
Les grandes tâches sont décomposées en petites tâches intermédiaires, avec une chronologie et des échéances.
  •   Les tâches sont regroupées par famille : les appels téléphoniques, les déplacements, les   courriers …
  •   Des check-lists sont établies : informations à avoir, questions à poser, documents à obtenir, …pour réaliser les tâches.
4 – des outils simples, mais indispensables  à posséder
Avoir un cahier : c’est une « aire d’attente », une « plate forme » de l’information. Il allège la mémoire, parce que tout y est noté, et qu’il est utilisé du matin au soir.

L’on parle de mémo tâches et d’informations en vrac.
Mettre en place un classement des actions en cours ; un dossier est créé pour chacune des tâches programmées ; tous les documents relatifs à l’action y sont rangés.
Ce dossier sera par la suite classé dans un classement archive.
Le classement doit-être organisé :
  •  Pour chacun des documents qui passent entre mes mains, je décide si je le garde ou non.
  •  Une seule place pour chaque document, et chaque document n’a qu’une seule place.
 
Rédacteur
Danièle Laval,
Développeur de projets, Intervenante CNE-Cnam Toulouse

 

Les technologies ne cessent d’évoluer, les réglementations sont régulièrement renouvelées, les entreprises sont soumises à des pressions politiques, technologiques et concurrentielles… Mais comment se préparer aujourd’hui à demain ?

Je suis toujours à l’affût des nouvelles techniques et tendances qui pourraient nous permettre d’inventer l’avenir, d’imaginer des nouvelles idées de business et de structurer nos projets. N’hésitez donc pas à me laisser un petit message pour me faire part de votre vision.

Si vous avez aimé cet article, ou que vous êtes en désaccord avec les points abordés, la meilleure manière de me le dire est de donner votre point de vue en commentaire. Vous pouvez retourner au plan du site pour lire d’autres articles.

Bon travail à tous.

Aurélien Ferry

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