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Animer / conduire une réunion (Fichier libre et gratuit à télécharger)

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Il est indispensable de valider les éléments, les choix, les décisions prises, d’évoquer le “reste à faire”, le “qui fait quoi” et le “pour quand” afin d’optimiser le plan d’action.

Souvent, dans les petites organisations, les réunions de travail ne sont pas formalisées et aucune structure ne permet d’acter les éléments traités collectivement. Il est indispensable d’apporter un minimum de rigueur afin de valider les éléments, les choix, les décisions prises, et d’évoquer le “reste à faire”, le “qui fait quoi” et le “pour quand” afin d’optimiser le plan d’action et que la réunion se déroule de manière efficace.

Combien de collaborateurs ont remis une décision en cause, faute de compte-rendu formel ? Combien de fois avez-vous assisté à une réunion ou se déroule de grands débats passionnés, sans qu’aucune décision ne soit prise ? Combien de fois les membres ont-ils été à l’encontre des choix établis, en croyant bien faire, faute de mémoire ? Combien de fois avez-vous fait remonter des contraintes, problèmes, retards ou dysfonctionnements sans qu’aucune action concrète ne soit prise pour y remédier ? Une réunion doit avoir un déroulement qui est anticipé en amont et formalisé en aval :

1. Avant la réunion

  • Définir le thème de la réunion ainsi que sa nature (réunion de travail, réunion d’information, …) ;
  • Définir l’objectif précis de la réunion ;
  • Définir l’ordre du jour précis : le plus pertinent est de faire un point sur ce qui a déjà été fait, puis d’enchaîner sur quelques éléments en cours (décisions à prendre, points à traiter, …), puis de terminer sur le “reste faire” (qui doit faire quoi et pour quand). il est aussi judicieux de laisser un temps de parole libre pour que chacun puisse évoquer certains points;
  • Convoquer les membres à la réunion, en précisant la date, le lieu, le temps que va durer la réunion, le thème et l’objectif, et surtout, l’ordre du jour (afin que les membres aient le temps d’y réfléchir) ;
  • Préparer la salle si besoin ;
  • Définir un animateur. Souvent, l’animateur de la réunion n’est pas clairement défini et se trouve être le responsable d’équipe ou le dirigeant lui-même.

2. Pendant la réunion

  • Au début de la réunion, l’animateur doit faire une rapide introduction (pourquoi sommes-nous là ? Quel est l’ordre du jour ? Pour quelle heure devons nous finir ?) ;
  • L’animateur veillera à la bonne répartition du temps de parole ;
  • Un secrétaire prendra des notes de tous les éléments traités. En très petit comité, l’animateur deviendra le secrétaire ;
  • Chaque sujet traité doit aboutir sur quelque chose de concret (une décision, un choix, ce qu’il reste à faire, …). Le piège est de débattre d’un sujet sans aboutir à une conclusion claire et précise ;
  • Fixer la date de la prochaine réunion ;
  • A la fin de la réunion, résumer les décisions prises et la répartition des tâches.

3. Après la réunion

  • Le secrétaire doit établir un compte-rendu des décisions prises, même de manière succincte. Cette étape est souvent négligée dans les petites organisations, et implique des confusions, des lapsus, des interprétations de chacun, voir des oublis ;
  • Envoyer le compte-rendu à chacun des invités.
 
Rédacteur
Aurélien Ferry
Conseiller CNE-Cnam

 

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Bon travail à tous.

Aurélien Ferry

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