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Prise de notes (Fichier libre et gratuit à télécharger)

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Problèmes de rapidité, trous de mémoire, idées désordonnées… La prise de notes peut vite s’avérer périlleuse lorsqu’elle n’est pas optimisée. Quelques conseils.

Problèmes de rapidité, trous de mémoire, idées désordonnées… La prise de notes peut vite s’avérer périlleuse lorsqu’elle n’est pas optimisée. Quelques conseils.

1   Bien se préparer
Premier conseil, bien connaître le sujet des débats. Comprendre rapidement les propos de son interlocuteur permettra de les retranscrire de façon fluide. Au contraire, si la prise de notes se fait sans comprendre, la relecture pourra être très laborieuse. Consulter l’ordre du jour avant une réunion et se procurer au préalable les documents et annexes est indispensable.
Déterminer préalablement l’objectif de la prise de notes – par exemple reporter les décisions qui auront été prises ou bien collecter des informations nouvelles – s’avère également nécessaire. Cela vous permettra de définir un canevas. Pour ce faire, l’outil le plus classique est le tableau en trois colonnes : une pour les mots clés et la seconde pour les contenus développés. Enfin, une troisième pour inscrire des commentaires éventuels, des contacts, des imprévus ainsi que pour la relecture.
Dans le cadre de réunions régulières dont on fait un compte-rendu, on peut utiliser une matrice préétablie, par exemple en trois colonnes : problèmes évoqués / décisions prises / qui fait quoi ?
Si on souhaite prendre des notes mais également intervenir, une quatrième colonne peut être rajoutée au tableau pour y noter au préalable les sujets que l’on compte aborder. Pendant la réunion, il suffira de reporter dans vos notes, à l’aide d’un système de flèche, vos interventions. Et vous n’aurez plus qu’à noter les réactions ou commentaires suscités.
 
2   Séquencer la prise de notes
La prise de notes doit se faire en quatre temps : écouter, comprendre, synthétiser et noter. Cette séquence se répète chaque fois qu’une idée forte est identifiée dans le discours, tandis que notre mémoire doit fonctionner à la manière de la mémoire tampon de nos ordinateurs, pour stocker l’information à court terme.
Quatre temps : écouter, comprendre, synthétiser et noter.”
Ce rythme binaire – attention puis écriture – a l’avantage de stimuler notre concentration.   En effet, ne faire qu’écrire aide à ne pas se disperser pendant le discours de nos interlocuteurs et à ne pas perdre le fil. Mais notre capacité de mémorisation est aussi très sollicitée. Un peu d’entraînement pourrait ne pas être superflu, tant la mémoire, comme un muscle, peut fatiguer très vite.
Exercice : devant le journal de 20h : écouter, sans prendre de notes, chaque reportage, puis essayer de retranscrire tout ce qui a été retenu dans la foulée… avant de passer au suivant.
 
3   Faciliter la relecture
Dans certains cas de figure, lorsque par exemple, on assiste à une conférence dont on ignore à l’avance le sujet précis, on peut avoir pris des notes de façon informelle. Idée par idée, en les espaçant convenablement. Pour faciliter la relecture, on peut utiliser un système d’arborescence, au centre duquel on placera l’idée-force, celle qui d’emblée nous est apparue comme transversale à toutes les autres. On y attache ensuite les autres idées importantes, sous forme de branches, en spécifiant le lien. Ce système permettra, au moment de rédiger le compte rendu, de définir facilement un angle ainsi que de hiérarchiser les différentes informations relevées.
D’une manière générale, mettre en exergue, pendant la prise de notes, les formulations structurantes comme “d’une part / d’autre part”, “dans un premier temps”, facilite la relecture et la compréhension du plan suivi par l’orateur.
Comme il n’est pas rare, chez un orateur, d’entendre la même idée répétée plusieurs fois sous des formulations différentes, un travail de tri et d’élimination des redondances peut s’avérer utile.
 
4   Développer sa propre “recette”
Il ne faut pas perdre de vue que l’écriture a une dimension à la fois personnelle et créative.  C’est à chacun de nous de créer son propre système d’écriture en piochant dans les glossaires et techniques existants, en adaptant ses tableaux de notes aux différentes situations professionnelles et en inventant tout ce qui est nécessaires.
Avoir ses propres codes est aussi un bon moyen d’assurer la confidentialité de ses notes.
 
 
Rédacteur
Danièle Laval,
Développeur de projets, Intervenante CNE-Cnam Toulouse

 

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Aurélien Ferry

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About Relayeur.fr (278 Articles)
Aurélien Ferry, je suis ingénieur en Génie des Systèmes Industriels (Institut national polytechnique de Lorraine). J'accompagne les petites entreprises dans leur développement d'activités en tant qu'expert et conseiller au sein de Cnam entrepreneur(s) au Conservatoire national des Arts et Métiers. Je suis également enseignant en management de projet et forme les enseignants au niveau national et européen. Dans ce cadre, j'ai décidé de créer "Relayeur.fr", anagramme de mon nom, afin de diffuser, transmettre et relayer les méthodes, outils, pratiques et veille relatives au développement d'activité.

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